o Документы, необходимые для установления пенсии Процедура рассмотрения документов, представленных гражданином для установления пенсии и выписки из индивидуального лицевого счета застрахованного лица, формируемой ПФР, регламентирована разделом III Правил обращения за пенсией.
Перечнем документов (пунктом 13) определено, что в подтверждение права на трудовую пенсию, принимаются подлинные документы о страховом стаже (за исключением трудовой книжки) и среднемесячном заработке гражданина и подлинники или копии других документов, предусмотренных названным Перечнем, содержащие достоверные сведения и выданные компетентными органами или должностными лицами.
В предусмотренных законодательством случаях указанные документы должны быть выданы на бланках установленного образца
К документам, прилагаемым к заявлению гражданина, предъявляются общие требования, установленные законодательством, независимо от того, направлены они по почте или представлены непосредственно заявителем.
В том случае, если документы представляются в территориальный орган ПФР по почте, их следует удостоверить в нотариальном порядке или ином порядке, предусмотренным законодательством.
Отметим, что Основами законодательства Российской Федерации о нотариате* нотариусу дается право свидетельствовать верность копии (копии с копии) документов и выписок из них, выданных органами государственной власти, юридическими лицами при условии, что документы не противоречат законодательству.
В практическом плане это означает, что нотариус вправе засвидетельствовать документ, выданный органами государственной власти, и (или) юридическими лицами, а также удостоверить копию паспорта и (или) выписку из него, трудовую книжку, свидетельство о смерти, справку о заработке и т.п.
В обзоре практики применения пенсионного законодательства за III и IV кварталы 2005 года отдельно рассматривался вопрос 30 «О порядке представления документов широкой или неопределенной области предъявления при установлении трудовых пенсий», в котором разъяснялось, применение пункта 13 Перечня. Отметим, что органы, осуществляющие пенсионное обеспечение, наделены правом заверения копии необходимых для назначения пенсии документов путем их сличения с подлинниками.
Таким образом, для установления пенсии в подлиннике принимаются справки и (или) другие документы, подтверждающие трудовой стаж заявителя (за исключением трудовой книжки), и справки о его среднемесячном заработке. Названные документы являются основными при назначении пенсии.
Что касается других документов (паспорт, военный билет, свидетельства о смерти, браке, рождении и т.п.), то в соответствии с изложенными нормами такие документы должны быть предъявлены в подлиннике с целью заверения их копий органами, осуществляющими пенсионное обеспечение.
В настоящее время порядок ведения дел по назначению пенсий определен Инструкцией о порядке оформления и ведения дел по назначению пенсий и ежемесячных пособий в районных (городских) отделах социального обеспечения, утвержденной приказом Минсоцобеспечения РСФСР от 31.03.1980 № 32-А, которая действует в части, не противоречащей Закону от 17.12.2001 (далее – Инструкция).
Исходя из положений пункта 3.12 Инструкции, решение о назначении пенсии принимается на основании подлинных документов.
Отметим, что в ряде случаев возникают трудности в получении подлинника трудовой книжки в целях пенсионного обеспечения. При этом анализ положений действующих нормативных правовых актов (статьи 62, 66 Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ, статьи 1, 35-38 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 и др.) показал, что правовые нормы не препятствуют выдаче подлинника трудовой книжки гражданам для целей пенсионного обеспечения.
Также обратившийся за установлением пенсии вправе представить при подаче соответствующего заявления, требуемые для этого документы в виде нотариально заверенных копий.
Что касается Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х (в редакции Федерального закона от 08.12.2003 № 169-ФЗ) «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан», то согласно пункту 2 названного Указа предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти предприятия, учреждения и организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.
Это означает, что копии, заверенные предприятиями, учреждениями, организациями имеют юридическую силу только для предъявления их в эту же организацию, что подтверждает право органов, осуществляющих пенсионное обеспечение, для оформления и ведения пенсионного дела принимать ими же заверенные копии документов. При этом, подлинники документов, имеющих широкую область предъявления, в целях пенсионного обеспечения у заявителей не изымаются.
Таким образом, граждане для установления пенсий предъявляют в органы, осуществляющие пенсионное обеспечение, подлинные документы либо их нотариально заверенные копии.
Для формирования пенсионного дела названные органы принимают подлинные документы, подтверждающие стаж, за исключением трудовой книжки (для этих целей принимается копия трудовой книжки, заверенная указанными органами), и документы о заработке. Остальные документы могут быть приняты в копии, заверенной нотариально или органами, осуществляющими пенсионное обеспечение, либо в подлиннике (в зависимости от волеизъявления обратившегося).
В том случае, если гражданин находится за пределами Российской Федерации и представляет документы, дающие право на установление трудовой пенсии по почте, его действия должны быть следующими.
Заявитель должен обратиться к должностному лицу консульского учреждения Российской Федерации для свидетельствования копий документов. Данное лицо, как и нотариус, вправе свидетельствовать подлинность подписи гражданина на документе (в том числе на заявлении об установлении пенсии), содержащем необходимые сведения о личности заявителя.
Согласно пункту 15 Перечня документов…документом, подтверждающим личность, возраст и гражданство лица, которому устанавливается пенсия, является паспорт этого лица.
В качестве документа, удостоверяющего личность и возраст солдат, матросов, сержантов и старшин, проходящих военную службу по призыву, предъявляется военный билет.
В качестве документа, удостоверяющего возраст и гражданство несовершеннолетних лиц, не достигших 14-летнего возраста, предъявляется свидетельство о рождении, свидетельство об усыновлении, а также иные документы, подтверждающие принадлежность к гражданству Российской Федерации.
В отношении свидетельства о рождении в территориальные органы ПФР было направлено письмо от 06.07.2007 № ЛЧ-25-26/7460 «О подтверждении гражданства Российской Федерации у ребенка в возрасте до 14 лет», в котором даны разъяснения о том, что Указом Президента Российской Федерации от 03.11.2006 № 1226, вступившим в силу 06.02.2007, внесены изменения в Положение о порядке рассмотрения вопросов гражданства Российской Федерации, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 14.11.2002 № 1325, которые направлены на упрощение процедуры подтверждения наличия гражданства Российской Федерации.
Обращаем внимание, что при рассмотрении документов, предъявляемых гражданами для удостоверения наличия гражданства Российской Федерации у детей в возрасте до 14 лет, не следует дополнительно истребовать вкладыш в свидетельство о рождении, подтверждающий наличие у ребенка гражданства Российской Федерации.
С учетом норм пункта 40 и раздела VI Положения от 14.11.2002 наличие у ребенка в возрасте до 14 лет гражданства Российской Федерации может удостоверяться:
1) свидетельством о рождении, в которое внесены сведения о гражданстве Российской Федерации родителей, одного из родителей или единственного родителя, если в свидетельство о рождении внесены сведения:
о гражданстве Российской Федерации обоих родителей или единственного родителя ребенка (независимо от места рождения ребенка);
о гражданстве Российской Федерации одного из родителей ребенка (другой родитель является лицом без гражданства или признан безвестно отсутствующим либо место его нахождения неизвестно (независимо от места рождения ребенка);
о гражданстве Российской Федерации одного из родителей и гражданстве иностранного государства другого родителя (при условии, что ребенок родился на территории Российской Федерации);
2) свидетельством о рождении с отметкой, подтверждающей наличие гражданства Российской Федерации, проставленной должностным лицом полномочного органа (если свидетельство о рождении выдано компетентным органом иностранного государства, такая отметка проставляется на документе, содержащем перевод на русский язык свидетельства о рождении);
3) свидетельством о рождении с вкладышем, подтверждающим наличие гражданства Российской Федерации, выданным в соответствии с ранее установленным порядком и сохраняющим свое действие;
4) паспортом гражданина Российской Федерации (в том числе заграничным паспортом), дипломатическим паспортом, служебным паспортом, в которые внесены сведения о ребенке, заверенные подписью должностного лица и соответствующей печатью полномочного органа;
5) заграничным паспортом ребенка.
В качестве документа, удостоверяющего возраст умершего кормильца, принимается свидетельство о смерти или иной документ, содержащий необходимые сведения (если возраст не указан в свидетельстве о смерти).
В качестве документа, подтверждающего место жительства гражданина, обратившегося за пенсией, предъявляется паспорт (свидетельство о регистрации по месту жительства на территории Российской Федерации, выданное органами регистрационного учета Российской Федерации).
В качестве документа, подтверждающего место пребывания гражданина Российской Федерации, обратившегося за пенсией, принимается свидетельство о регистрации по месту пребывания на территории Российской Федерации, выданное органами регистрационного учета Российской Федерации.
Документом, подтверждающим место фактического проживания гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации, является его личное заявление.
В практической деятельности встречаются ситуации, когда в территориальные органы ПФР за назначением пенсии обращаются граждане России, постоянно проживающие за ее пределами, имеющие регистрацию по месту пребывания на территории России.
Названные граждане вправе обратиться с соответствующим заявлением в территориальный орган ПФР по месту своего пребывания и, по общему правилу, представляя при этом паспорт - документ, удостоверяющий личность, возраст, гражданство (пункт 15 Перечня документов).
Также пунктом 15 Перечня … определено, что в качестве документа, подтверждающего место жительства гражданина, обратившегося за пенсией, предъявляется паспорт (свидетельство о регистрации по месту жительства на территории России, выданное органами регистрационного учета Российской Федерации).
В качестве документа, подтверждающего место пребывания гражданина на территории Российской Федерации, обратившегося за пенсией, принимается свидетельство о регистрации по месту жительства на территории России, выданное органами регистрационного учета Российской Федерации.
Документом, подтверждающим место фактического проживания гражданина Российской Федерации на территории России, является его личное заявление.
Таким образом, при рассмотрении ситуации, когда за пенсией обращается гражданин РФ, проживающий за пределами России, то в распоряжении территориального органа ПФР должно быть:
заявление гражданина о назначении пенсии и подпись заявителя должна быть нотариально заверена или засвидетельствована в консульском учреждении Российской Федерации;
документ, удостоверяющий личность, возраст и гражданство – паспорт гражданина РФ или заграничный паспорт;
документ, подтверждающий проживание гражданина РФ на территории России - свидетельство о регистрации по месту жительства на территории России, выданное органами регистрационного учета Российской Федерации, личное заявление;
документы, подтверждающие право на трудовую пенсию, оформленные в соответствии с требованиями российского законодательства, в подлинниках или нотариально заверенные нотариусом или консульским учреждением;
В том случае, если заявителем предъявляется выписка из заграничного паспорта, заверенной генеральным консульством России , то она при приеме заявления о назначении пенсии органом, осуществляющим пенсионное обеспечение, может быть принята во внимание как документ,свидетельствующий о наличии заграничного паспорта, подтверждающего принадлежность к гражданству Российской Федерации. При этом заявителю необходимо разъяснить, что паспорт гражданина Российской Федерации (заграничный паспорт) является необходимым недостающим документом для назначения пенсии, который должен быть представлен заявителем в течение трехмесячного срока, предусмотренного статьей 19 Закона от 17.12.2001. При этом следует произвести соответствующую отметку в журнале регистрации и передать заявителю расписку – уведомление с указанием даты регистрации обращения и сроков представления необходимых недостающих документов.
Напомним, что право на трудовую пенсию независимо от места проживания в РФ имеют граждане Российской Федерации, а иностранные граждане право на пенсию приобретают при наличии документа, подтверждающего постоянное проживание на территории Российской Федерации – вида на жительство.
Согласно пункту 16 Перечня в качестве документа, удостоверяющего личность, возраст, место жительства, принадлежность к гражданству иностранных граждан, постоянно проживающих на территории Российской Федерации, предъявляется вид на жительство для иностранца, выданный органами внутренних дел Российской Федерации.
В качестве документа, удостоверяющего личность, возраст, место жительства лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории Российской Федерации, предъявляется вид на жительство для лица без гражданства, выданный органами внутренних дел Российской Федерации.
Таким образом, для иностранных граждан и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории России, документом, удостоверяющим личность, возраст, место жительства, принадлежность к гражданству иностранных граждан, является вид на жительство.
В практической деятельности территориальных органов ПФР встречаются ситуации, когда гражданами представляются для назначения трудовой пенсии по СПК документы, выданные компетентными органами иностранных государств. Так, в качестве документа, подтверждающего факт смерти и ее дату, предъявляются справки, содержащие персональные (личные) данные умерших, в частности, выданные отделами ЗАГС Министерства юстиции Испании.
При этом возникают ситуации, когда перевод иностранного документа:
1) заверен уполномоченным должностным лицом консульства Российской Федерации (в частности, консулом Генерального Консульства России в Испании);
2) документ удостоверен присяжным переводчиком государства Испания.
Для ответа на вопрос «Можно ли такие документы принимать в производство для назначения трудовой пенсии по СПК?» следует исходить из следующего.
Статья 1 Закона «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» содержит норму о том, если международным договором Российской Федерации установлены иные правила, чем предусмотренные законом, то применяются правила международного договора. Аналогичная норма закреплена в статье 7 Гражданского кодекса Российской Федерации.
Как уже упоминали, консул вправе легализовать документы и акты, составленные при участии властей консульского округа или исходящие от этих властей (ст. 55 Консульского Устава СССР, утвержденного Указом Президиума Верховного Совета СССР от 25 июня 1976 года «Об утверждении консульского Устава СССР» (утв. Законом СССР от 29 октября 1976 года).
Что такое «Консульская легалииция?»
Консульская легализация заключается в установлении и засвидетельствовании подлинности подписей на этих документах и актах и соответствия их законам государства пребывания с целью использования их в другом государстве и подтверждает правомочность документов и актов в международном общении.
Это означает, что иностранные документы, предназначенные для использования на территории Российской Федерации, могут быть легализованы на территории того государства, где эти документы выданы либо на территории Российской Федерации.
Функции по консульской легализации за границей выполняют дипломатические или консульские учреждения Российской Федерации.
В соответствии с Гаагской конвенцией от 5 октября 1961 года, документы, выданные и имеющие юридическую силу одного государства и предназначенные для представления в официальные органы государства – участников Конвенции, могут быть использованы на территории другого государства только после их соответствующего удостоверения.
Напомним, что Гаагская конвенция отменяет требование легализации иностранных официальных документов для стран- участников. Россия присоединилась 31 мая 1992 года.
В соответствии с указанной Конвенцией на документах, совершенных компетентным органом одного государства и предназначенных для использования на территории другого государства, проставляется специальный штамп (апостиль) – удостоверительная надпись.
Апостиль удостоверяет:
* подлинность подписи;
* качество, в котором выступает лицо, подписавшее документ;
* ( в надлежащем случае) подлинность печати или штампа, которым он скреплен.
Подпись, печать или штамп, проставляемые компетентным органом на апостиле, не требует дальнейшего заверения или легализации.
Легализации не требуется, если договоренности между государствами отменяют или упрощают процедуру легализации.
Так, статьей 14 Договора между Союзом Советских Социалистических Республик и Королевством Испания о правовой помощи по гражданским делам от 26 октября 1990 года (вступил в силу 23 июля 1997 года) определено, что документы, которые выданы или засвидетельствованы по установленной форме и скреплены официальной печатью компетентного государственного учреждения или должностного лица одной из Договаривающихся Сторон, не требуют на территории другой Договаривающейся Стороны какого-либо удостоверения. Это относится также к подписям на документах и подписям, засвидетельствованными по правилам одной из Договаривающихся Сторон.
Следовательно, документы, которые на территории одной из Договаривающихся Сторон рассматриваются как официальные документы, пользуются и на территории другой Договаривающейся Стороны доказательной силой официального документа.
После легализации или удостоверения посредством апостиля, также в случаях, когда легализация не требуется, производится перевод документов и верность перевода свидетельствуется нотариусами, занимающимися частной практикой, нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, а также консульскими учреждениями Российской Федерации.
Статьями 4, 5, 13 Федерального закона от 15 ноября 1997 года (в ред. от 31 декабря 2005 года) «Об актах гражданского состояния» определено, что консульские учреждения Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации уполномочены производить государственную регистрацию актов гражданского состояния – рождения, заключения брака, расторжения брака, усыновления (удочерения), установления отцовства, перемены имени и смерти в соответствии с нормами указанного Закона и документы, выданные компетентными органами иностранных государств в удостоверение актов гражданского состояния, совершенных вне пределов Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, признаются действительными в Российской Федерации при наличии их легализации, если иное не установлено международным договором Российской Федерации.
Также статьей 3 «Гаагской конвенции по вопросам гражданского процесса» от 1 марта 1954 предусмотрено, что точность перевода должна быть удостоверена дипломатическим или консульским представительством запрашивающего государства или присяжным переводчиком запрашиваемого государства .
Дополнительно, учитывая комментарий к Постановлению Пленума Высшего арбитражного суда Российской Федерации от 11 июня 1999 № 8 «О действии международных договоров», в целях избежания трудностей с установлением достоверности перевода судами, некоторые международные конвенции и законодательства зарубежных стран предусматривают институт присяжных (доверенных) переводчиков, которые получают соответствующие разрешения на перевод судебных документов и несут ответственность за правильность выполненных переводов.
Таким образом, документы, выданные компетентными органами Министерства юстиции ЗАГС государства (Испании), которые либо засвидетельствованы уполномоченным лицом Генерального Консульства России (в Испании), либо точность перевода на русский язык которых удостоверена присяжным переводчиком государства (Испания), содержащие необходимую юридически значимую информацию для установления трудовой пенсии по случаю потери кормильца (Ф.И.О., гражданство, дату и место рождения, дату и место смерти, наименование органа ЗАГС, дату выдачи , росчерк подписи и печать ЗАГС), могут быть приняты к производству.
Вывод. К документам, прилагаемым к заявлению, независимо от того, каким образом они представляются в территориальный орган ПФР - по почте или непосредственно заявителем либо полномочным представителем, предъявляются одни и те же требования.
Итак, при получении заявления о назначении пенсии, и документов, дающих право на установление пенсии непосредственно от заявителя или по почте необходимо помнить о сроках, с которых назначается пенсия.
Сроки назначения трудовых пенсий установлены ст. 19 Закона от 17.12.2001. а именно, пунктом 1 названной статьи определено общее правило - трудовая пенсия (часть трудовой пенсии) назначается со дня обращения за указанной пенсией (за указанной частью трудовой пенсии), за исключением случаев, предусмотренных пунктом 4 настоящей статьи, но во всех случаях не ранее чем со дня возникновения права на указанную пенсию (указанную часть трудовой пенсии).
Пункт 4 содержит случаи назначения трудовой пенсии ранее дня обращения.
Так, трудовая пенсия (часть трудовой пенсии) назначается ранее дня обращения за трудовой пенсией (частью трудовой пенсии), в следующих случаях:
1) трудовая пенсия по старости (часть трудовой пенсии по старости) - со дня, следующего за днем увольнения с работы, если обращение за указанной пенсией (указанной частью трудовой пенсии) последовало не позднее чем через 30 дней со дня увольнения с работы;
2) трудовая пенсия по инвалидности (часть трудовой пенсии по инвалидности) - со дня признания лица инвалидом , если обращение за указанной пенсией (указанной частью трудовой пенсии) последовало не позднее чем через 12 месяцев с этого дня;
3) трудовая пенсия по случаю потери кормильца - со дня смерти кормильца, если обращение за указанной пенсией последовало не позднее чем через 12 месяцев со дня его смерти, а при превышении этого срока - на 12 месяцев раньше того дня, когда последовало обращение за указанной пенсией.
При этом обращаю Ваше внимание, что пунктом 2 дано определение, что днем обращения за трудовой пенсией (частью трудовой пенсии) считается день приема органом, осуществляющим пенсионное обеспечение, соответствующего заявления со всеми необходимыми документами. Если указанное заявление пересылается по почте и при этом к нему прилагаются все необходимые документы, то днем обращения за трудовой пенсией (частью трудовой пенсии) считается дата, указанная на почтовом штемпеле организации федеральной почтовой связи по месту отправления данного заявления.
Таким образом, мы приходим к выводу, что фиксирование даты приема заявления является важным процессуальным действием, поскольку дата обращения за пенсией влияет на срок, с которого трудовая пенсия назначается.
В том случае, когда к заявлению о назначении пенсии приложены не все необходимые документы или в данных индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования отсутствуют необходимые для назначения пенсии сведения, пунктом 17 Правил… предусмотрены действия территориального органа ПФР и заявителя по истребованию недостающих документов.
В таких случаях гражданин должен получить соответствующее разъяснение территориального органа ПФР, учитывая, что для представления заявителем недостающих документов законодатель пунктом 3 статьи 19 Закона от 17.12.2001 предусмотрел срок три месяца, течение которого начинается со дня обращения за пенсией. В том случае, если разъяснение было неполным и (или) были даны дополнительные документы после разъяснений, данных заявителю в день обращения и зафиксированные в расписке- уведомлении, течение 3-месячного срока начинается со дня дачи соответствующего разъяснения (повторно), о чем в журнале регистрации должна быть зафиксирована соответствующая отметка - дата дачи разъяснений.
Если такие недостающие документы будут представлены заявителем не позднее чем через три месяца со дня получения соответствующего разъяснения территориального органа ПФР, днем обращения за пенсией считается день приема заявления территориальным органом или дата, указанная на почтовом штемпеле организации федеральной почтовой связи по месту отправления заявления (Закон от 17.12.2001). Подробные разъяснений по применению пункта 3 статьи 19 были даны И.В. Писаревой в журнале «Пенсия» № 4, 2006, в которой обращается внимание на тот факт, что территориальным органом ПФР даются разъяснения в отношении дооформления документов и обращено внимание, что выплата пенсии производится с учетом даты обращения за пенсией.
В том случае, если заявление и необходимые документы поступили по почте, расписка-уведомление направляется в адрес заявителя в таком же порядке либо выдается ему на руки.
Также в упомянутой статье речь идет о сроке, в течение которого представляются отсутствующие сведения в данных индивидуального персонифицированного учета дополнительных документах, необходимые для назначения трудовой пенсии, обращается внимание на то, что при возникновении сомнений в отношении представленных заявителем документов территориальный орган ПФР вправе организовать и провести проверку обоснованности выдачи документов и сведений, в них содержащихся. Данные мероприятия могут привести к превышению 3-х месячного срока, что должно быть соответствующим образом оформлено.
Таким образом, территориальный орган ПФР обязан принять соответствующее решение в том случае, если проведение проверки превышает 3-хмесячный срок и решение о назначении пенсии принимается:
1) либо на основании представленных документов и документов, имеющихся в распоряжении территориального органа ПФР;
2) либо об отказе в установлении пенсии;
3) либо при достаточных основаниях продлевается срок для принятия окончательного решения